1. Objeto y Aceptación

PAOLA ANDREA CONTECHA MORALES propietaria del establecimiento de comercio y agencia de viajes ORCHID TRAVEL (en adelante “ORCHID TRAVEL”) está comprometida con el cumplimiento del marco normativo colombiano. Por ello ha desarrollado el presente documento con el fin de poner en conocimiento del público en general los siguientes TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE LOS SERVICIOS TURÍSTICOS que son ofertados a través de los canales autorizados por ORCHID TRAVEL.

Al acceder, utilizar o contratar cualquier servicio ofrecido por ORCHID TRAVEL, usted acepta estar legalmente vinculado por estos Términos y Condiciones, así como por nuestra Política de Privacidad, la cual podrá encontrar en el siguiente link  https://orchidtravel.com.co/es/politica-de-privacidad-y-tratamiento-de-datos/  Si no está de acuerdo, deberá abstenerse de utilizar nuestros servicios.

2. Ámbito de Aplicación

Los presentes Términos y Condiciones regulan la prestación de servicios turísticos de ORCHID TRAVEL. Estas reglas son aplicables y vinculantes para todos los involucrados que decidan contratar con ORCHID TRAVEL.

Los presentes Términos y Condiciones serán aplicables a todos los servicios turísticos ofrecidos, cotizados, reservados, comercializados o vendidos por ORCHID TRAVEL a través de sus canales oficiales, tanto en modalidad online como offline, incluyendo, entre otros, su Sitio Web, plataformas digitales, redes sociales, correo electrónico, líneas telefónicas, aplicaciones de mensajería instantánea, oficinas, establecimientos de comercio, puntos de atención presencial y demás canales físicos o digitales expresamente autorizados por la agencia. En consecuencia, no serán atribuibles a ORCHID TRAVEL las ofertas, reservas, pagos o transacciones efectuadas mediante personas, cuentas, páginas, establecimientos o canales no reconocidos ni autorizados oficialmente por esta.

Para efectos prácticos de este documento, cuando se utilice el término “Pasajero” se hará referencia a la persona natural o jurídica interesada en la adquisición de los servicios turísticos ofertados por ORCHID TRAVEL. La anterior definición en nada afectará los criterios normativos respecto a la existencia de relación de consumo.

3. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos

Toda petición, queja, reclamo y en general cualquier inquietud, será atendida por ORCHID TRAVEL a través de los siguientes canales de contacto:

Email: info@orchidtravel.com.co

Celular: +57 3183995474

4. Cláusula de Responsabilidad

Conforme a lo contenido en el artículo 4º del decreto 2438 de 2010 (compilado en el decreto 1074 de 2015), a continuación, nos permitimos exponer nuestra CLÁUSULA DE RESPONSABILIDAD:

• ORCHID TRAVEL declara que es un intermediario de servicios turísticos, razón por la cual, la responsabilidad como organizador del servicio, plan o paquete turístico, (especialmente en lo que corresponde a los términos de prestación del servicio y calidad de estos), se limita a los términos y condiciones que son indicados para cada viaje. ORCHID TRAVEL no asume responsabilidad alguna frente al transporte aéreo, salvo que se trate de vuelos fletados, caso en el cual se aplicarán las condiciones indicadas en el contrato de transporte. Todo lo anterior, bajo los términos de esta política.
• La política de reembolsos de los servicios no utilizados y que puedan ser objeto de devolución, cuando el viaje o la participación del Pasajero en el mismo se cancele con anterioridad a su inicio o cuando una vez iniciado el viaje deba interrumpirse, por razones tales como, caso fortuito o fuerza mayor, enfermedad del Pasajero, negación de visados o permisos de ingreso, decisión del país de destino de impedir el ingreso del Pasajero, retiro del Pasajero por conductas que atenten contra la realización del viaje, problemas legales y otras causas no atribuibles a la agencia de viajes, será la indicada en la política de cambios, cancelaciones y reembolsos, que se encuentra en esta Política.  Desde ya se destaca que la política indicada corresponde únicamente a ORCHID TRAVEL y que siempre se debe observar las condiciones de reintegros, deducciones, penalidades y devoluciones que apliquen los distintos proveedores de servicios turísticos y que son confirmadas al Pasajero una vez se reserve el servicio. El derecho al pasaje aéreo de regreso estará sujeto a las regulaciones de la tarifa aérea adquirida.
• Ni ORCHID TRAVEL, ni los organizadores, operadores o agentes, asume responsabilidad alguna frente al Pasajero, su núcleo cercano o familiar ni demás Pasajeros, por eventos tales como accidentes, huelgas, asonadas, terremotos, fenómenos climáticos o naturales, condiciones de seguridad, factores políticos, negación de permisos de ingreso, asuntos de salubridad, pandemias y cualquier otro caso o situación de fuerza mayor que pudiere ocurrir antes o durante el viaje. Frente a las anteriores situaciones, ORCHID TRAVEL solo se compromete a prestar los servicios y a hacer las devoluciones a que haya lugar, en caso de que aplique. Lo anterior no imposibilita las gestiones que pueda realizar ORCHID TRAVEL, sin que esto conlleve a que la agencia asuma la responsabilidad en los eventuales casos mencionados.
• En caso de presentarse situaciones como las enunciadas a continuación (listado meramente enunciativo): condiciones de seguridad, guerras, cierre de destinos, confinamiento, mantenimiento de hoteles, mantenimiento de los demás proveedores de servicios, disponibilidad de vuelos, cambios de vuelos u hoteles por ocupación, por cancelación de vuelos y reservas de hoteles, situaciones climáticas, cierre de hoteles y cierre de los demás proveedores de servicios por sanidad o por cualquier otra causa o simplemente con el fin de garantizar el éxito del plan,  ORCHID TRAVEL y los demás operadores de servicios podrán modificar, reemplazar o cambiar los itinerarios, fechas, vuelos, hoteles, servicios opcionales, transporte, lo cual es desde ahora aceptado por el Pasajero al momento de adquirir los servicios.
• ORCHID TRAVEL siempre informa la documentación requerida para que el Pasajero realice su desplazamiento al destino seleccionado. Sin embargo, se debe destacar que las autoridades son autónomas en la definición de trámites, documentos, estudios, valores, etc., de permisos, visas, autorizaciones y demás documentos requeridos para el desplazamiento. Es por esto que el Pasajero se obliga a realizar los trámites y dar cumplimiento a los requisitos para su desplazamiento. Desde ya se destaca que el Pasajero deberá observar estos requisitos y cumplir con los mismos, previo a la adquisición del servicio turístico, por lo que la negativa de permisos o visas no será causal de reembolso de dinero pagado.
• En la cotización, confirmación, contrato y/o voucher ORCHID TRAVEL indica de manera detallada el valor del anticipo y forma de pago, con el fin de asegurar la participación del Pasajero. Este valor será abonado al costo total del plan o servicio turístico. Las reservaciones y boletas para la participación en cruceros, eventos deportivos y culturales, congresos, ferias, exposiciones y similares se sujetarán a las condiciones que señalen las empresas organizadoras de tales eventos, las cuales serán informadas al momento de la compra.

El Pasajero declara de manera expresa que conoce, entiende y acepta la cláusula anterior. Es por esto por lo que las mismas constituyen un acuerdo total y único, y excluye, por tanto, cualquier otro pacto o disposición en contrario.

5. Del pago

El incumplimiento de los plazos establecidos para el pago autoriza la cancelación automática de la reserva, sin lugar a la devolución del anticipo. En ese sentido, el Pasajero entiende y acepta que los pagos deben efectuarse dentro de los horarios señalados en las respectivas cotizaciones. Si el pago es recibido por ORCHID TRAVEL después del horario indicado, debido a la naturaleza fluctuante de los servicios, la tarifa deberá ser nuevamente cotizada. Todas las tarifas están sujetas a disponibilidad, variación y condiciones de cada proveedor.

El Pasajero conoce y entienden que ningún servicio turístico será emitido hasta que no se acredite y verifique el pago correspondiente a los mismos en las cuentas bancarias de ORCHID TRAVEL. Conforme a lo anterior, ORCHID TRAVEL no asume responsabilidad alguna derivada de pagos efectuados a través de medios distintos a los acá informados y en especial a los pagos realizados a terceras personas.

5.1. Formas de pago

ORCHID TRAVEL cuenta con los siguientes medios de pago:

• Transferencia bancaria en pesos colombianos o dólares de acuerdo con la moneda que se realizó la cotización por la prestación de servicios adquiridos.
• Si la cotización está realizada en dólares y el cliente quiere hacer el pago en pesos colombianos se aplicará la tasa representativa TRM diaria de acuerdo con la cotización del mercado bancario del día que se realice el pago.

6. Condiciones Generales

A continuación, ORCHID TRAVEL informa las condiciones generales aplicables a los servicios turísticos ofertados:

6.1. Las reservas deben realizarse con al menos 24 horas de anticipación, todas las reservas están sujetas a disponibilidad al momento de la confirmación, las condiciones específicas de cada servicio (tours, traslados, alojamiento) se encuentran detalladas en sus respectivas descripciones.

6.2. Todos los precios y tarifas publicados en el Sitio Web y en los tarifarios son válidos de acuerdo con las fechas indicadas por ORCHID TRAVEL en el mismo medio de información (Sitio Web o tarifario) y están sujetos a cambios, disponibilidad y vigencia sin previo aviso y a la regulación de regla tarifaria de planes hoteleros y aéreos.

6.3. Los impuestos, tasas y contribuciones que afecten las tarifas hoteleras, de servicios receptivos y demás servicios ofrecidos por ORCHID TRAVEL pueden sufrir variación en cualquier momento por disposición del Gobierno Nacional, según el caso, las cuales deben ser asumidas por el Pasajero al momento de la expedición de los tiquetes aéreos, plan o paquete turístico.

6.4. Se aplican las restricciones y condiciones informadas para cada tarifa según su vigencia y que se encuentre publicada en el Sitio web o en los tarifarios entregados.

6.5. Las tarifas hoteleras dependen de la acomodación seleccionada.

6.6. Antes de adquirir los servicios turísticos publicados, se deberá consultar sus características y la acomodación/cupos máximos permitidos por el hotel y/o servicio.

6.7. Se respetan las tarifas de los servicios turísticos vigentes al momento de la confirmación de la venta, siempre que el pago sea realizado en los montos y tiempos informados por ORCHID TRAVEL. Lo anterior salvo las fluctuaciones propias de la moneda de pago, tal y como se regula en estas condiciones.

6.8. Para los servicios turísticos en los que se acuerde un plazo para su pago, se respetará el precio pactado a partir de la confirmación del pago inicial, siempre que los demás abonos sean realizados dentro de los plazos establecidos.

6.9. Las tasas aeroportuarias, así como la tarifa administrativa aplicable por la emisión del tiquete y los impuestos respectivos, estarán sujetos a lo señalado por cada aerolínea o ente gubernamental. La diferencia que se presente por la variación de dichas tasas deberá ser asumida por el Pasajero.

6.10. Las cotizaciones generadas muestran disponibilidad y valores en el momento de su emisión, y estarán vigentes durante el tiempo informado en dicho documento, pasada la fecha establecida sin confirmación de pago, ORCHID TRAVEL NO asegura la tarifa informada ni la disponibilidad de cupos. La cotización no garantiza la disponibilidad en los servicios cotizados, ni las tarifas allí señaladas, si la reserva y pago del servicio turístico se realiza posteriormente.

6.11. Cada servicio turístico cuenta con regulaciones particulares; por lo tanto, se recomienda consultar la vigencia, prestaciones, restricciones y condiciones específicas antes de contratar.

6.12. Las políticas, reglamentos internos, condiciones de uso, horarios, restricciones, penalidades, cargos adicionales, normas de ingreso, permanencia, cancelación, modificación, no presentación, reembolsos y demás condiciones aplicables a los hospedajes, operadores, transportadores, restaurantes, guías, atractivos turísticos y demás proveedores subcontratados, son establecidas directamente por cada uno de dichos terceros. En consecuencia, ORCHID TRAVEL no tiene injerencia, control ni facultad de modificación sobre las políticas particulares definidas por los hospedajes y proveedores subcontratados, por lo que el Pasajero acepta que dichas condiciones deberán ser observadas y cumplidas durante la prestación del servicio turístico.

Para algunos servicios pueden existir vigencias y condiciones particulares que exceptúan la aplicación de las condiciones específicas aquí descritas. En este sentido se debe consultar las características, las condiciones y las restricciones informadas antes de adquirir el servicio deseado.

7. Confirmación de reservas

Una vez se realice la confirmación y pago de los servicios adquiridos, ORCHID TRAVEL solicitará los documentos y/o información requeridos, los cuales pueden ser, pero no se limitan a: fotos de pasaportes vigentes, carné de vacunación, autorizaciones especiales de movilización, entre otros. Luego, ORCHID TRAVEL enviará al Pasajero el documento soporte de la reserva, el cual deberá ser revisado de manera completa y detallada, pues luego de su confirmación se entiende la aceptación total de los servicios contratados. Por todo lo anterior, en caso de no ser entregada la información de forma adecuada y oportuna (en el tiempo indicado), ORCHID TRAVEL emitirá los servicios con la información inicialmente remitida y NO se hará responsable por los errores en los que se pueda incurrir debido a la anterior situación pues el Pasajero se obliga a entregar información real.

Según todo lo anterior, se entiende que el Pasajero confirmó los anteriores aspectos y por tanto que la oferta de servicios se encuentra adecuada a las necesidades del Pasajero. Por esto, ni ORCHID TRAVEL ni los proveedores de servicios involucrados, asumen responsabilidad frente al Pasajero por la inobservancia de estas condiciones.

8. Tarifas

Las tarifas publicadas corresponden a las fechas, servicios y condiciones seleccionadas por el Pasajero al momento de realizar la búsqueda. Estas tarifas son dinámicas y se encuentran sujetas a disponibilidad y a variaciones hasta que la reserva sea confirmada y pagada.

Las tarifas podrán cambiar sin previo aviso como consecuencia de modificaciones realizadas por los prestadores de servicios, cambios en la disponibilidad o variaciones en la tasa de cambio. Por esta razón, una cotización vencida deberá ser actualizada antes de confirmar la reserva.

8.1. Precio en Moneda Extranjera

En caso de que los servicios sean ofertados en moneda extranjera, la tarifa será convertida a la tasa de cambio del día de cada pago o en la condición que sea indicada en cada una de las cotizaciones. Conforme a lo anterior, el Pasajero entiende y acepta que los precios pueden variar, teniendo en cuenta la fluctuación de la tasa de cambio. Con todo, ORCHID TRAVEL no garantiza la permanencia del precio ofertado y en caso de cambio, el Pasajero deberá asumir el mismo. Es importante tener en cuenta que en los casos en los que el pago sea efectuado en cuotas, la liquidación será realizada conforme a la TRM del día de cada uno de los pagos.

9. Requisitos generales para la movilización del Pasajero

ORCHID TRAVEL informará los requisitos documentales y condiciones de uso del servicio turístico, no obstante, es obligación directa del Pasajero, validar de manera previa los requisitos documentales de movilización, migración, de salud, así como la gestión de los documentos, vigencia de pasaportes, visas, permisos, autorizaciones y demás que sean requeridas para el traslado. De igual manera, el Pasajero entiende y acepta que es su exclusiva responsabilidad informar al resto de los Pasajeros de dichos requisitos para que puedan asistir al viaje con los documentos de identidad requeridos, en la forma válida para el destino.

ORCHID TRAVEL no se hace responsable por las sanciones o inconvenientes que pueda tener el Pasajero a su ingreso al país al viajar sin el lleno total de los requisitos exigidos por las autoridades migratorias y aduaneras. Esto es responsabilidad del Pasajero. Conforme a lo anterior, el Pasajero exonera expresamente a ORCHID TRAVEL de toda responsabilidad derivada del eventual incumplimiento de tales requisitos y sus respectivas consecuencias.

10. Deberes del Pasajero

El Pasajero deberá cumplir con los siguientes deberes:

• Validar de manera detallada los servicios informados en la cotización, liquidación y voucher de servicios.
• Verificar de manera previa a la confirmación, las restricciones de movilidad del destino, requisitos de ingreso y permanencia al destino, vigencia de pasaportes, visados, permisos o autorizaciones, documentos requeridos y en general todo lo necesario para el éxito del viaje. En todo caso, ORCHID TRAVEL podrá suministrar la información que oportunamente sea requerida por el Pasajero.
• Llevar consigo el voucher realizado por ORCHID TRAVEL y cumplir con las condiciones informadas, como son: fechas y horarios de salida, puntos de encuentro, itinerarios, servicios incluidos, destinos a visitar, reglas de viaje y en general todos los servicios detallados en el voucher de servicios.
• Cuidar sus objetos personales incluidas maletas, documentos, pasaportes, y demás elementos de propiedad del Pasajero. Por esta razón, ORCHID TRAVEL no se hace responsable por pérdidas o daños de estos.

11. Obligaciones Generales del Pasajero

El Pasajero deberá cumplir con las condiciones particulares del servicio, las reglas de esta política y las siguientes obligaciones generales:

• Suministrar la información correcta y necesaria para la reserva del servicio;
• Cumplir con los itinerarios confirmados y remitidos por ORCHID TRAVEL;
• Verificar de manera oportuna que los servicios confirmados coincidan con la solicitud inicial. En caso de cualquier eventualidad la misma deberá ser informada por el Pasajero de manera inmediata a la recepción del documento, con el fin de determinar la responsabilidad entorno a la misma y las alternativas de gestión;
• Verificar que los nombres y apellidos sean iguales a los que aparecen en el documento de identificación, pues cualquier cambio podrá generar penalidades y diferencias tarifarias por parte de los proveedores de servicios y por parte de ORCHID TRAVEL;
• Verificar las condiciones y características del servicio contratado, tal como fueron informadas y entregadas por ORCHID TRAVEL;
• Cumplir las reglas de seguridad y comportamiento del destino y de los proveedores;
• Comportarse de manera ética y moral en el destino turístico, evitando comportamientos como: ofensas verbales, comportamientos hostiles, sustracciones de objetos bajo cualquier escenario, etc.
• Consultar de manera previa y cumplir al momento del viaje, todos los requisitos y trámites necesarios para la movilización y disfrute del servicio.
• Pagar el valor informado, en las fechas y montos acordados.

El Pasajero y/o sus acompañantes entienden y aceptan que, en caso de incumplir las obligaciones anteriormente señaladas, las condiciones previstas en estas políticas o las normas de comportamiento aplicables, ORCHID TRAVEL y/o los proveedores del servicio podrán retirar del viaje o suspender la participación de la persona responsable, siempre que exista una causa grave, debidamente comprobada, de carácter disciplinario, policivo o relacionada con la seguridad, que afecte el normal desarrollo del viaje o ponga en riesgo la integridad de los participantes, del personal o de terceros.

Además, en caso de causarse, el Pasajero deberá pagar los daños que eventualmente ocasione por comportamientos inapropiados o que no estén acorde con las normas de los proveedores de servicios y/o por ORCHID TRAVEL. Para esto, ORCHID TRAVEL estará autorizado a cobrar al Pasajero, incluso a través de las vías judiciales, las facturas que acrediten los gastos generados por sus acciones inapropiadas, por lo que desde ya se declara que las mismas prestan mérito ejecutivo. Además, ORCHID TRAVEL o los prestadores de servicios podrán cobrar sumas adicionales con el fin de que el Pasajero pueda disfrutar el servicio o como compensación por los perjuicios causados.

12. Reglas Generales De los servicios

12.1. Reglas Generales de los Servicios Turísticos

ORCHID TRAVEL en cada oferta, informa de manera detallada los servicios incluidos, no incluidos y en general las condiciones de estos.

12.2. Servicios NO incluidos

El valor indicado en la cotización, liquidación, confirmación de reserva o voucher incluye únicamente los servicios turísticos expresamente detallados en dichos documentos. Por esta razón, el Pasajero deberá revisar, antes de confirmar la reserva, el alcance de los servicios contratados y los conceptos señalados como no incluidos. Salvo que se informe expresamente lo contrario, las tarifas NO INCLUYEN: Impuestos, tasas o contribuciones establecidos por las autoridades competentes, incluidos los impuestos de entrada o salida de Colombia, seguro hotelero, trámites de visas, permisos migratorios o documentación de viaje. tiquetes aéreos, salvo que hayan sido solicitados expresamente por el Pasajero e incluidos en la confirmación de la reserva, excursiones, actividades o servicios diferentes a los expresamente contratados, llamadas telefónicas de larga distancia, lavandería, minibar y demás consumos realizados directamente en el establecimiento de alojamiento, propinas y gastos de carácter personal y cualquier otro cargo, servicio o concepto que no se encuentre expresamente especificado en los documentos de la reserva.

Cuando los tiquetes aéreos u otros servicios adicionales sean solicitados y confirmados, estarán sujetos a las tarifas, restricciones, políticas de cambios, cancelaciones y demás condiciones establecidas por el respectivo prestador.

Los impuestos, tasas, cargos y demás conceptos no incluidos podrán variar por decisión de las autoridades o de los proveedores correspondientes. Cuando deban ser pagados directamente en el destino, su valor será asumido por el Pasajero.

12.3. Restricciones generales de los servicios

Se informa que ORCHID TRAVEL no asume responsabilidad alguna por las siguientes situaciones:

• Pérdida, extravío o deterioro de equipaje y documento de viaje, toda vez que los mismos son de exclusiva responsabilidad del Pasajero;
• Restricción en el acceso a sitios turísticos y demás, por el incumplimiento de los requisitos de desplazamiento o documentación de acceso y por asuntos legales y cualquier otro inconveniente o situación en el que pueda verse involucrado el Pasajero que no se relacione a la gestión de ORCHID TRAVEL. Por tal razón, ORCHID TRAVEL no asume gastos, costos y demás que eventualmente puedan ser generados por las situaciones enunciadas anteriormente o incluso por tener que retirarse del viaje, los cuales deberán ser asumidos en su totalidad por el Pasajero;
• Ni ORCHID TRAVEL ni los prestadores de servicios garantizan que el destino esté libre de riesgos, por lo que no existirá responsabilidad por los eventuales daños o pérdidas que se puedan ocasionar por la visita.

12.4. Servicios especiales

En caso de requerir un servicio especial (por ejemplo: sillas de ruedas, habitación con acceso especial o cualquier otro servicio), el Pasajero, debe realizar la solicitud con una antelación prudente al viaje, con el fin de que ORCHID TRAVEL pueda realizar las gestiones correspondientes, sin que esto implique que ORCHID TRAVEL garantice dichos servicios. El Pasajero debe tener en cuenta y asumir el posible costo adicional de estos servicios. En todo caso, el Pasajero entiende que es de su exclusiva responsabilidad el manejo y atención de las personas con condiciones especiales.

12.5. Requisitos Sanitarios y de Salud 

Es responsabilidad exclusiva del Pasajero conocer y cumplir con la reglamentación sanitaria y los requisitos de salud preventivos (incluidos los relacionados con pandemias o brotes como COVID-19), los cuales cambian constantemente de acuerdo con cada Gobierno. ORCHID TRAVEL, podrá informar dicha reglamentación, sin embargo, el Pasajero entiende y acepta que ORCHID TRAVEL no puede responder por cambios hechos por entidades gubernamentales ni por la imposibilidad de viajar del Pasajero por el incumplimiento de estos requisitos.

12.6. Visados

El Pasajero debe informarse responsablemente sobre la documentación legal y/o migratoria y/o requisitos sanitarios que podría necesitar, para poder realizar su viaje conforme a lo planeado. ORCHID TRAVEL invita a que verifique con tiempo las condiciones de ingreso al país, condiciones especiales de visas y/o pasaportes, licencias de conducir, vacunas, permiso para menores u otras exigencias de documentos.

Si requiere visa y no dispone de ella, lo invitamos a que consulte las páginas oficiales de la cancillería del país de destino, para que así realice el trámite necesario para obtenerla con anticipación. Los requisitos podrían variar según su país de nacionalidad y/o residencia y/o de la documentación con la que el Pasajero realice su movilización. Es responsabilidad del Pasajero cumplir con todos los requisitos y/o documentación de entrada y/o tránsito que exijan las autoridades migratorias, aduaneras y/o sanitarias. Le aconsejamos que antes de reservar, consulte todos los requisitos necesarios con la Embajada o Consulado correspondiente. Para más información cuando visite Colombia, por favor consulte el siguiente enlace: https://www.migracioncolombia.gov.co/entidad/requisitos-de-viaje. Verifique con suficiente anticipación la fecha de vencimiento de sus documentos de viaje. Tenga en cuenta que las autoridades exigen que estos tengan una vigencia mínima de seis (6) meses contados desde la fecha prevista de ingreso al territorio.

12.7. Menores de edad

Los Pasajeros entienden que la categoría de menores de edad dependerá de las políticas de cada uno de los hoteles, aerolíneas y proveedores de servicios turísticos. De igual manera, ORCHID TRAVEL informa que, para efectos de las eventuales tarifas especiales para menores, se tendrá en cuenta la edad al momento de la finalización del viaje. Con todo, el Pasajero debe validar las condiciones aplicables como requisitos para viaje y tarifas preferenciales (si es que aplican) para los menores de edad.

Para alojamiento, aplica tarifa de acuerdo con las edades establecidas por cada uno de los hospedajes, generalmente compartiendo habitación con 2 adultos. Incluye o no el desayuno del menor según el hospedaje.

De igual manera, el Pasajero debe cumplir con los requisitos y permisos para la movilización de los menores sea a nivel nacional o internacional. Todo menor que no viaje en compañía de ambos padres deberá portar consigo permiso de viaje certificado en notaría firmado por los padres o tutores legales del menor con indicación expresa de fecha de entrada, salida y motivación del viaje. Estos requisitos podrán ser modificados en cualquier momento por las autoridades nacionales, por lo que el Pasajero se compromete a estar atento a cualquier requisito adicional relacionado.

13. Términos y Condiciones de excursiones

Las excursiones, visitas guiadas, recorridos y demás actividades turísticas estarán sujetas a las condiciones particulares informadas en la descripción de cada servicio, así como a las siguientes disposiciones:

• Servicios incluidos. La mayoría de las excursiones incluyen el ingreso a los sitios de interés señalados en su descripción. Cuando las entradas, impuestos, tasas, alimentación, transporte, equipos, propinas u otros servicios no estén incluidos, esta circunstancia será informada en la descripción del servicio en la sección de no incluye.
• Cierre de atractivos turísticos. En la descripción de cada excursión se informarán, cuando se conozcan, los días habituales de cierre de museos, monumentos, parques y demás atractivos. Sin embargo, estos horarios podrán ser modificados por sus administradores o por las autoridades competentes sin intervención de ORCHID TRAVEL. Cuando una excursión deba realizarse durante el cierre de alguno de los lugares programados, la visita podrá sustituirse por otro atractivo de características similares o ajustarse el itinerario, cuando resulte razonablemente posible. En caso de cierre o imposibilidad de prestar el servicio inicialmente contratado, no habrá lugar a reembolso cuando este sea sustituido por otro servicio de características equivalentes o similares, siempre que dicho cambio haya sido informado y aceptado previamente por el Pasajero.
• Servicio de guía. Las excursiones incluyen guía en idioma español, salvo que en la descripción del servicio se indique algo diferente. La contratación de guías en inglés, francés, portugués, italiano u otro idioma estará sujeta a disponibilidad, solicitud previa y pago del recargo correspondiente.
• Puntos de encuentro y recogida. Algunas excursiones tienen un punto fijo de salida y llegada dentro de la ciudad de destino, mientras que otras incluyen recogida y regreso al alojamiento. Esta información será indicada en la descripción o confirmación de la reserva.
• Zonas alejadas o fuera del perímetro turístico. La recogida o regreso en hoteles, viviendas turísticas u otros alojamientos ubicados fuera del perímetro turístico o de las zonas establecidas para la operación podrá generar cargos adicionales, requerir un punto de encuentro alternativo o no encontrarse disponible. Estas condiciones serán informadas antes de la confirmación de la reserva del servicio, siempre que el Pasajero haya suministrado oportunamente la ubicación exacta de su alojamiento.
• Cumplimiento de horarios. El Pasajero deberá presentarse en el lugar indicado con la anticipación señalada en la confirmación de la reserva y cumplir estrictamente los horarios establecidos por ORCHID TRAVEL, el guía, el transportador o el operador local. Los horarios se determinan teniendo en cuenta reservas, entradas, desplazamientos, restricciones de acceso y coordinación con otros Pasajeros.
• Retrasos del Pasajero. Cuando el Pasajero final no se presente a la hora y lugar indicados, el operador podrá iniciar o continuar la excursión para no afectar a los demás participantes. ORCHID TRAVEL y el operador no estarán obligados a esperar, regresar por el Pasajero ni modificar el itinerario. La pérdida total o parcial del servicio por impuntualidad, ausencia, retiro voluntario o incumplimiento de las instrucciones será atribuible al Pasajero y se generaran las penalidades correspondientes.
• Conducta respetuosa. Durante la excursión, el Pasajero final deberá mantener un comportamiento respetuoso frente a los demás participantes, guías, conductores, operadores, autoridades, comunidades locales y personal de los lugares visitados. No se permitirán agresiones, amenazas, actos de discriminación, acoso, lenguaje ofensivo, alteraciones graves de la convivencia ni conductas que afecten la tranquilidad, dignidad o seguridad de otras personas.
• Respeto por los lugares visitados. El Pasajero final deberá cumplir los reglamentos de museos, parques, reservas naturales, comunidades, establecimientos, bienes de interés cultural y demás atractivos. En particular, deberá abstenerse de dañar, alterar, sustraer o manipular elementos; ingresar a zonas restringidas; alimentar o perturbar animales; extraer flora, fauna, piezas arqueológicas o bienes culturales; arrojar residuos; realizar grafitis; generar contaminación o desarrollar cualquier conducta que afecte el patrimonio natural, histórico, cultural o social del destino. Las autoridades correspondientes podrán sancionar o amonestar dichas conductas conforme a la normatividad vigente, siendo el Pasajero el único responsable de su actuar.
• Respeto por las comunidades locales. El Pasajero deberá respetar las costumbres, creencias, normas culturales y espacios privados de las comunidades receptoras. La toma de fotografías, grabaciones o contenido audiovisual deberá realizarse con respeto y, cuando corresponda, con autorización de las personas, comunidades o administradores del lugar.
• Cumplimiento de instrucciones. El Pasajero deberá atender las instrucciones impartidas por el guía, conductor, operador, personal autorizado o autoridades competentes, especialmente aquellas relacionadas con seguridad, desplazamiento, permanencia en grupo, uso de equipos, restricciones de acceso, prevención de accidentes y protección ambiental, por lo que cualquier comportamiento contrario a las indicaciones dadas serán única y exclusivamente responsabilidad del Pasajero final.
• Prohibición de conductas ilícitas. Está prohibido utilizar la excursión, los vehículos, los alojamientos, los atractivos turísticos o cualquier servicio asociado para cometer, promover, facilitar u ocultar actividades ilícitas. Tampoco se permitirá portar objetos prohibidos, comercializar sustancias ilegales, sustraer bienes, explotar o acosar a otras personas, afectar el patrimonio cultural o natural, ni realizar cualquier conducta sancionada por la legislación.
• Prohibición de explotación sexual. ORCHID TRAVEL rechaza y denuncia cualquier forma de explotación sexual y comercial de niños, niñas y adolescentes. Toda conducta que pueda constituir explotación, abuso, favorecimiento o utilización sexual de menores será puesta inmediatamente en conocimiento de las autoridades competentes, sin perjuicio de la terminación del servicio.
• Consumo de alcohol y sustancias. El Pasajero final no podrá participar en una excursión cuando se encuentre en condiciones que comprometan su seguridad o la de terceros. El operador podrá negar el inicio o la continuación de la actividad cuando el estado del Pasajero impida seguir instrucciones, genere riesgos, altere la convivencia o pueda ocasionar daños a personas, bienes o lugares.
• Condiciones personales y de salud. El Pasajero deberá verificar antes de reservar las exigencias físicas, de edad, salud, movilidad, vestuario, calzado, documentación o equipamiento de cada excursión. Asimismo, deberá informar previamente cualquier condición médica, discapacidad, alergia, embarazo, restricción alimentaria o necesidad particular que pueda afectar su participación, con el propósito de revisar la viabilidad de los ajustes razonables y las condiciones de seguridad, sin que ello implique garantizar la disponibilidad de servicios no contratados o que no puedan ser prestados por el operador.
• Menores de edad. Los menores deberán permanecer bajo la supervisión y responsabilidad permanente de sus padres, representantes legales o adultos responsables. Cuando una actividad establezca una edad mínima, estatura, autorización o condición especial de ingreso, esta exigencia será de obligatorio cumplimiento.
• Objetos personales. Cada Pasajero será responsable de la custodia de su equipaje, documentos, dinero, dispositivos electrónicos y demás objetos personales. ORCHID TRAVEL únicamente responderá por su pérdida o daño cuando se demuestre que estos son atribuibles al incumplimiento de una obligación legal o contractual a su cargo.
• Cambios operativos. El orden de las visitas, las rutas, la duración, los horarios y los medios de transporte podrán ser modificados por razones de seguridad, movilidad, condiciones climáticas, decisiones de autoridades, cierres, manifestaciones, capacidad de carga, restricciones operativas o circunstancias ajenas a ORCHID TRAVEL. En estos eventos se procurará mantener los componentes esenciales del servicio o proporcionar una alternativa razonablemente equivalente, cuando sea posible.
• Separación o retiro de la excursión. Cuando el Pasajero incumpla gravemente estas condiciones, ponga en riesgo su seguridad o la de terceros, afecte el desarrollo de la actividad, desconozca las instrucciones del personal autorizado o incurra en una conducta presuntamente ilícita, el guía u operador podrá impedir su participación o disponer su retiro de la excursión. En tal caso, podrá solicitarse la intervención de las autoridades y los gastos de transporte, alojamiento, alimentación o regreso serán asumidos por el Pasajero final y se hará la aplicación de las correspondientes penalidades.
• Consecuencias del incumplimiento. La negativa de ingreso, separación o terminación de la actividad originada exclusivamente en la conducta, impuntualidad o incumplimiento del Pasajero no dará lugar a devolución, compensación o reprogramación, sin perjuicio de los derechos irrenunciables reconocidos al consumidor y de la responsabilidad que legalmente corresponda a ORCHID TRAVEL o a sus proveedores.
• Daños ocasionados. El Pasajero será responsable por los daños que cause de manera dolosa o culposa a vehículos, equipos, establecimientos, atractivos, bienes culturales, recursos naturales o pertenencias de terceros, y deberá asumir los costos que legalmente le sean imputables.
• Reporte de irregularidades. Cualquier novedad, inconformidad o incumplimiento presentado durante la excursión deberá ser comunicado inmediatamente al guía, operador o a ORCHID TRAVEL, con el fin de permitir su verificación y adoptar oportunamente las medidas que resulten procedentes. En algunos destinos en nuestro país no se cuenta con la misma categoría de servicios turísticos que en las capitales principales, por tanto, el servicio se prestará con la oferta disponible y de ella se seleccionará la mejor alternativa para el grupo y/o Pasajero.

14. Términos y condiciones de Traslados aeropuerto hotel o viceversa:

Las siguientes condiciones aplican a los servicios de traslado desde el aeropuerto hasta el hotel y viceversa:

• Solicitud anticipada del servicio: Los servicios de traslado deberán solicitarse con la mayor anticipación posible y, en todo caso, con un mínimo de veinticuatro (24) horas antes de la hora prevista para su prestación. Las solicitudes realizadas con menos de veinticuatro (24) horas de anticipación estarán sujetas a disponibilidad y tendrán un recargo que será respectivamente informado por ORCHID TRAVEL.
• Cambios en vuelos o itinerarios: Cuando el tiquete aéreo no haya sido adquirido a través de ORCHID TRAVEL, será responsabilidad del Pasajero informar cualquier cambio relacionado con la fecha, el número, la conexión o el horario del vuelo. Lo anterior, debido a que ORCHID TRAVEL no tiene acceso directo a la información del itinerario ni a las actualizaciones realizadas por la aerolínea.

Cualquier modificación deberá ser informada con una anticipación mínima de cinco (5) horas respecto de la hora inicialmente acordada para la prestación del traslado. La reprogramación del servicio estará sujeta a disponibilidad operativa y podrá generar costos adicionales, los cuales serán informados al Pasajero y requerirán su aceptación previa.

• No presentación del pasajero: Cuando el pasajero llegue en una fecha, vuelo u horario diferente al informado y no haya comunicado previamente el cambio dentro del plazo establecido, se considerará que no se presentó al servicio reservado, esto es no show y se cobrarán las penalidades correspondientes y las que fije el proveedor del servicio. La contratación de un nuevo traslado estará sujeta a disponibilidad y deberá pagarse por separado.
• Retrasos en el vuelo de llegada: En caso de retraso del vuelo de llegada, el conductor esperará hasta una (1) hora, contada a partir de hora que fue informada por el Pasajero de aterrizaje. Cuando sea necesaria una espera superior, podrá generarse un cargo adicional. Este valor será informado previa y únicamente se aplicará con la autorización expresa del Pasajero.
• Hoteles ubicados fuera del perímetro turístico: La recogida o llegada a hoteles ubicados fuera del perímetro turístico o de la zona normalmente cubierta por el servicio podrá generar un cargo adicional. Cuando corresponda, esta condición estará indicada en la descripción del servicio y el valor adicional será informado al Pasajero antes de confirmar la reserva.
• Contacto para emergencias: En los documentos de confirmación del servicio se indicará el número de teléfono del ejecutivo o responsable de la operación, disponible durante las veinticuatro (24) horas para atender situaciones relacionadas con el traslado, tales como: Dificultades para identificar al conductor o el cartel de bienvenida, cambios o imprevistos relacionados con el vuelo o situaciones que puedan afectar la prestación del servicio.
• Responsabilidad por cambios no informados: ORCHID TRAVEL no será responsable por la imposibilidad, demora o afectación en la prestación del traslado ocasionada por cambios, cancelaciones o retrasos de las aerolíneas que no hayan sido informados oportunamente por el Pasajero.
• Menores de edad: El pasajero debe tener en cuenta que para el acceso al servicio de transporte terrestre de menores de edad deberá presentar:
  • Registro Civil, Tarjeta de identidad o documento de identificación del menor.
  • En caso de no estar en compañía de sus padres, la persona responsable de cuidar del menor debe presentar el documento de autorización por escrito y autenticado por los padres (Ley 1098 de 2006 código de infancia y adolescencia.)

Conforme a lo anterior el pasajero entiende y acepta que en caso de no presentar los anteriores documentos los menores no podrán hacer uso del servicio de transporte terrestre contratado.

15. Términos y Condiciones del Servicio de Transporte Aéreo

En caso de adquirir servicio de transporte aéreo, ORCHID TRAVEL informa las características del servicio, como es: aerolínea, número de vuelo, itinerario, terminal, tipo de tarifa, restricciones de tarifa, restricciones de servicios complementarios como web check in, maletas de bodega, y demás características del servicio. Es por esto por lo que el Pasajero debe validar al detalle tales condiciones y con la confirmación del Pasajero se entiende la conformidad del servicio aéreo.

Si el servicio de transporte aéreo no es confirmado en el tiempo indicado en la correspondiente cotización, éste podrá tener una variación en el precio, situación que es conocida, entendida y aceptada por el Pasajero. ORCHID TRAVEL no garantiza el mantenimiento de la tarifa cotizada, salvo que exista una confirmación y pago del valor informado en la cotización.

Para el uso de los servicios de transporte aéreo el Pasajero debe presentarse con el tiempo de antelación suficiente para abordar el vuelo y portar los documentos requeridos: documentos de viaje, pasaporte vigente, visados, vacunas, entre otros. En todo caso, el Pasajero debe tener en cuenta que el país es autónomo y puede aprobar o negar la entrada, de acuerdo con las políticas internas de migración y que dicha situación no es responsabilidad de ORCHID TRAVEL. Finalmente, el Pasajero debe tener en cuenta que algunos países de origen pueden negar la salida por las causas que estimen pertinentes.

Teniendo en cuenta la particularidad del servicio de transporte aéreo, el Pasajero entiende y acepta las siguientes eventualidades:

• Arribar de manera tardía a las terminales de transporte puede provocar la pérdida del vuelo, lo cual puede derivar en la generación de penalidades por parte de la aerolínea o de ORCHID TRAVEL, e incluso puede llevar a que se deba emitir un nuevo servicio;
• Las aerolíneas están autorizadas a realizar cambios operacionales, que pueden comprender horarios o conexiones, incluso después de realizada la compra; estos cambios operacionales serán informados al Pasajero a la brevedad posible, pero se aclara que dichos cambios no son responsabilidad ni dependen de ORCHID TRAVEL;
• Determinadas situaciones legales pueden afectar la movilización del Pasajero, situación que es de su exclusiva responsabilidad y por tanto se exonera de toda responsabilidad o consecuencia a ORCHID TRAVEL

15.1. Reembolso de tiquetes aéreos

En caso de reembolso de un tiquete y que le sea aplicable el RAC 003 emitido por la Aeronáutica Civil, ORCHID TRAVEL gestionará con la correspondiente aerolínea involucrada, siendo de esta última la responsabilidad exclusiva de definir: el tiempo de reintegro, el valor del reembolso y la forma del reembolso. En caso de reembolso se aplican las normas y penalidades que cada aerolínea establezca, con base en el tipo de tarifa y sus restricciones. Conforme a todo lo dicho, ORCHID TRAVEL no asume responsabilidad alguna, frente a los hechos enunciados y que pueden impedir el uso de los servicios turísticos contratados.

15.2. Restricciones de los servicios de transporte aéreo

Conforme a lo indicado en el Decreto 2438 de 2010, artículo 3, compilado en el Decreto 1074 de 2015, ORCHID TRAVEL NO asume responsabilidad alguna frente al Pasajero por el servicio de transporte aéreo, salvo que se trate de vuelos fletados y de acuerdo con lo especificado en el contrato de transporte. Conforme a lo anterior, la prestación de dicho servicio se dará bajo los parámetros legales aplicables al transporte aéreo. En eventos como retrasos o modificaciones imprevistas en los horarios de los vuelos dispuestos por las aerolíneas, los derechos del Pasajero y los procedimientos para hacer efectivas las devoluciones de dinero a que estos hechos den lugar, se regirán por las disposiciones legales pertinentes y en particular por las contenidas en el Reglamento Aeronáutico Colombiano (RAC).

En cuanto a las tarifas, categoría, restricciones y demás características del servicio de transporte aéreo, el Pasajero entiende que ORCHID TRAVEL podrá ofertar tarifas aéreas con restricciones que son conocidos como: tarifa promocional, tarifa con restricciones, low cost, etc. Por lo que entiende y acepta que dichas tarifas tienen las restricciones que son informadas al momento de realizar la oferta y compra, y por lo tanto ha revisado de manera detallada tales condiciones y son de su pleno conocimiento. No obstante, el Pasajero debe tener en cuenta que dichos tiquetes aéreos por regla general no permiten cambios, modificaciones, cancelaciones o reembolsos. Además, determinadas tarifas tienen restricciones y penalidades por modificaciones, establecidas por las aerolíneas con que operan el servicio.

Por otro lado, el transporte aéreo tiene restricciones en cuanto a los elementos a transportar y cantidad de equipaje. Conforme a esto, el Pasajero con anterioridad a la fecha de inicio del servicio debe consultar las políticas de equipaje de los operadores de transporte, revisando detalladamente las dimensiones, peso y elementos que pueden o no transportar en el equipaje, tales como equipaje permitido, equipaje de mano, transporte de mascotas, exceso de equipaje, equipaje especial, mercancías prohibidas o peligrosas y cualquier otra recomendación importante para el uso del servicio.

Por último, en el documento de emisión ORCHID TRAVEL ha detallado las condiciones específicas del servicio, por lo que el Pasajero debe cumplir con: hora de embarque, hora para presentarse en el aeropuerto, cantidad de equipaje, documentos y demás condiciones informadas. Por todo esto, el Pasajero debe consultar de manera previa las tarifas, el contrato de transporte y demás documentos que se encuentran disponibles en las páginas de cada aerolínea involucrada.

15.3. Tarifa Administrativa

De acuerdo con las normas colombianas en temas de transporte aéreo, ORCHID TRAVEL puede realizar el cobro de una Tarifa Administrativa por Pasajero (o TA), que corresponde a un cobro obligatorio no reembolsable (es decir no está sujeto a devolución), que se incluye dentro del tiquete aéreo para cubrir los costos administrativos y el servicio de asesoría para la expedición del tiquete. El valor de esta tarifa administrativa varía conforme al proceso de compra que se utilice y a las tarifas fijadas por la autoridad competente. El Pasajero debe tener en cuenta que en ningún caso se realizará el reembolso de la tarifa administrativa y que, en caso de cambios o modificaciones del tiquete, ORCHID TRAVEL puede realizar nuevamente este cobro.

15.4. Responsabilidad de ORCHID TRAVEL frente al transporte aéreo

ORCHID TRAVEL entorno al servicio de transporte aéreo, cumple una función de intermediación y por tanto la responsabilidad corresponderá a los siguientes puntos:

• Informar las condiciones y restricciones del tiquete adquirido;
• Gestionar la reserva con la aerolínea involucrada;
• Pagar las tarifas y costos informados;
• Emitir el correspondiente tiquete aéreo.

Dado lo anterior, la responsabilidad relacionada a la operación, cambios, cancelaciones, penalidades y prestación efectiva del servicio será de la aerolínea involucrada conforme al decreto 2438 de 2010, artículo 3, compilado en el decreto 1074 de 2015.

Cualquier cambio o modificación en las políticas migratorias, permisos o restricciones de ingreso o salida, que sean dispuestos por autoridades competentes de cualquier destino, sea nacional o internacional, son ajenos a la capacidad de decisión de ORCHID TRAVEL, y por tanto la responsabilidad se encuentra limitada frente a dichos casos.

No obstante, en cualquier eventualidad, ORCHID TRAVEL realizará las actividades de intermediación que sean requeridas con el fin de gestionar las alternativas que estén al alcance de ORCHID TRAVEL.

Ahora bien, en caso de que el Pasajero adquiera únicamente los servicios de porción terrestre, es decir, que NO ADQUIERA con ORCHID TRAVEL los servicios de transporte aéreo, el Pasajero se hace responsable de llegar de forma puntual a los sitios definidos en el itinerario. Y, por tanto, en caso de no presentarse en los horarios establecidos este deberá asumir las consecuencias y penalidades por la no presentación.

16. Términos y condiciones del servicio de transporte en general (terrestre, fluvial, marítimo)

El Pasajero entiende y acepta que deberá cumplir los requisitos particulares informados por ORCHID TRAVEL y aquellos establecidos por el respectivo prestador del servicio de transporte, incluidos los itinerarios, horarios, puntos de encuentro, programación, restricciones, normas de seguridad y comportamiento, capacidad de equipaje y demás condiciones aplicables. Su cumplimiento es indispensable para la adecuada y segura prestación del servicio.

En los servicios de transporte terrestre se utilizarán vehículos habilitados, certificados y apropiados para la actividad contratada. Sin embargo, podrán presentarse fallas mecánicas u otras situaciones operativas imprevisibles. En estos casos, ORCHID TRAVEL realizará oportunamente las gestiones razonables y necesarias ante el prestador para solucionar la situación o gestionar una alternativa en el menor tiempo posible, de acuerdo con la disponibilidad existente y las circunstancias del caso.

Durante la prestación del servicio, el Pasajero deberá prestar especial atención y cumplir las instrucciones, reglas y recomendaciones de seguridad impartidas por el guía, conductor, capitán de la embarcación o cualquier otro responsable de la operación. Asimismo, deberá actuar de manera prudente, racional y responsable, absteniéndose de realizar conductas que puedan poner en riesgo su integridad, la de los demás pasajeros, la del personal encargado o la seguridad de los vehículos, embarcaciones y demás bienes utilizados.

El Pasajero no podrá abordar ni permanecer en el servicio bajo los efectos del alcohol, sustancias alucinógenas, estupefacientes o cualquier otra sustancia que afecte su capacidad de comprensión, coordinación o comportamiento.

Cuando el comportamiento o estado del Pasajero represente un riesgo para la seguridad propia o de terceros, altere el normal desarrollo de la actividad o implique el incumplimiento de las instrucciones impartidas, el prestador podrá negar el abordaje, suspender su participación o retirarlo del servicio, sin perjuicio de las medidas adicionales que resulten necesarias. Los costos o consecuencias derivados de estas conductas serán asumidos por el Pasajero responsable, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que legalmente le correspondan.

Salvo que se indique expresamente lo contrario en la cotización, confirmación de reserva o voucher, no se garantiza que el vehículo asignado cuente con baño a bordo. La disponibilidad de este servicio dependerá del tipo de vehículo contratado, de la ruta y de las condiciones informadas por el prestador.

17. Términos y condiciones del servicio de turismo de naturaleza

El Pasajero conoce, entiende y acepta que, para el desarrollo de actividades de naturaleza, caminas, aventura o en general actividades extremas debe contar con las habilidades mentales y físicas requeridas por este tipo de turismo. Conforme a lo anterior, con la confirmación del servicio el Pasajero declara conocer las particulares del servicio, los riesgos inherentes y las condiciones requeridas para el óptimo desarrollo.

De igual manera, el Pasajero deberá seguir de forma estricta las reglas, lineamientos e instrucciones impartidas por los guías, líderes del tour o capacitadores de la actividad, por lo que cualquier comportamiento contrario a las indicaciones dadas serán única y exclusivamente responsabilidad del Pasajero.

18. Términos y condiciones del servicio de hospedaje

Al momento de reservar el servicio de hospedaje, el Pasajero debe tener en cuenta las condiciones de dicho servicio, como son: tipo de hospedaje, ubicación, categoría, acomodación, servicios incluidos, servicios no incluidos, tipo de bebidas, tipo de comidas, seguros, entre otros. Toda esta información está detallada en la cotización, liquidación y voucher.

Además, para el éxito del viaje, el Pasajero conoce y entiende lo siguiente:

• El servicio será prestado en el tipo de hospedaje informado, por lo que el Pasajero debe validar previamente estas características;
• Para el registro, el Pasajero debe presentar el voucher de servicio entregado por ORCHID TRAVEL (por lo que se recomienda tenerlo de fácil acceso) y su identificación válida para el destino;
• La habitación es asignada directamente por el hospedaje, por lo que ORCHID TRAVEL no garantiza una asignación específica. Algunos hospedajes permiten a través de un pago adicional, la asignación de una habitación específica o el cambio de habitación, dichos pagos adicionales serán asumidos en su totalidad por el Pasajero. Además, ciertos hospedajes pueden realizar cambios de habitación, situación que es de exclusiva responsabilidad del hospedaje y no responsabiliza a ORCHID TRAVEL;
• En ciertas ocasiones, el hospedaje puede solicitar una tarjeta de crédito o débito como garantía de los servicios adicionales. Conforme a lo anterior, el Pasajero conoce y entiende que esta situación depende exclusivamente del hospedaje, y por tanto se exonera de responsabilidad a ORCHID TRAVEL;
• El Pasajero debe observar y cumplir las reglas de uso del servicio, así como las reglas de comportamiento del destino y del hospedaje;
• El Pasajero debe cumplir con las restricciones o condiciones de uso de alucinógenos y uso apropiado del licor en el destino;
• Los horarios de Check In y Check Out, son los informados por el hospedaje al momento de la reserva. Si bien algunos hospedajes permiten el uso de las instalaciones antes de estos horarios, ORCHID TRAVEL no garantiza que los proveedores acepten el ingreso o utilización de los servicios en otros horarios, por lo que tales servicios pueden generar un pago adicional;
• Algunos hospedajes ofrecen servicios o instalaciones limitadas, por lo que, en caso de hacer uso de servicios adicionales, el Pasajero deberá realizar el pago de los mismos en el momento en el que el hospedaje lo exija;
• Si el Pasajero genera daños, los mismos serán su exclusiva responsabilidad, por lo que asumirá el pago total que produzcan los mismos;
• En caso de que el Pasajero presente alguna eventualidad dentro del hospedaje, debe notificar inmediatamente a ORCHID TRAVEL, con el fin de que se proceda a realizar las gestiones de intermediación tendientes a brindar alternativas de solución. Lo anterior, no garantiza una solución determinada ni inmediata, toda vez que esto dependerá del hospedaje;
• ORCHID TRAVEL únicamente garantiza la gestión, coordinación y prestación de los servicios turísticos previamente contratados por el Pasajero, conforme a la disponibilidad, características, términos, condiciones y alcances informados al momento de la reserva o compra. Cualquier situación derivada del incumplimiento de las políticas propias del hospedaje será responsabilidad del Pasajero, sin perjuicio de la gestión de acompañamiento que ORCHID TRAVEL pueda brindar dentro de sus posibilidades operativas.
• ORCHID TRAVEL no se hace responsable de la convivencia entre las personas que viajan en grupo, por lo que los conflictos que surjan deberán ser solucionados por las mismas. No obstante, el Pasajero se obliga a mantener una actitud apropiada, pacífica, ética y conciliadora.
• Finalmente, el Pasajero conoce y entiende que el ingreso adicional de personas particulares que no han contratado servicios con ORCHID TRAVEL depende exclusivamente del alojamiento, por lo que eventualmente el hospedaje puede impedir el ingreso o generar el cobro adicional por dichas personas, cobros que deberán ser asumidos en su totalidad por el Pasajero.

18.1. Impuestos y Seguro Hotelero

IVA de alojamiento: De conformidad con el Decreto 297 del 23 de febrero de 2016, compilado en el Decreto 1625 de 2016, los servicios de alojamiento podrán estar exentos del Impuesto sobre las Ventas, IVA del diecinueve por ciento (19%) cuando sean prestados a personas residentes en el exterior que ingresen a Colombia para realizar actividades de turismo o participar en eventos académicos, científicos, culturales, artísticos o deportivos, o para recibir tratamientos médicos, siempre que dichos servicios formen parte de un plan o paquete turístico y se cumplan los requisitos establecidos en la normativa vigente.

Para acceder a la exención, el huésped deberá acreditar su condición de residente en el exterior mediante la presentación de su pasaporte original, tarjeta migratoria o los documentos migratorios vigentes que permitan comprobar que ingresó a Colombia sin ánimo de establecerse en el país. La aplicación de la exención estará sujeta a la verificación de estos documentos por parte del establecimiento de alojamiento.

Conforme a lo anterior, durante el proceso de reserva, ORCHID TRAVEL solicitará al Pasajero informar su nacionalidad. Con base en la información suministrada y en la normativa vigente, se calculará la tarifa aplicable, incluyendo o excluyendo el IVA sobre el servicio de alojamiento, según corresponda.

El Pasajero deberá suministrar información completa, correcta y veraz. Cuando la nacionalidad informada no corresponda con la realidad, se suministre información incorrecta o no se presenten los documentos necesarios para acreditar la exención, el establecimiento de alojamiento podrá cobrar directamente el IVA del diecinueve por ciento (19%) sobre la tarifa confirmada.

El valor del impuesto deberá ser pagado directamente al establecimiento de alojamiento y será asumido por el Pasajero que suministró la información incorrecta o que no acreditó el cumplimiento de los requisitos.

La exención, los documentos exigidos y la tarifa del impuesto estarán sujetos a los cambios establecidos en la normativa tributaria y migratoria vigente en Colombia.

Seguro hotelero: El hospedaje podrá ofrecer la opción de adquirir un seguro hotelero voluntario adicional. Este seguro no es obligación y únicamente será incluido en la factura si el Pasajero manifiesta expresamente su deseo de adquirirlo al momento del registro.

19. Términos y condiciones de los planes o paquetes turísticos

En caso de que el Pasajero adquiera paquetes o plan turístico tendrá en cuenta las siguientes condiciones. Los paquetes o planes turísticos son entendidos como “la combinación previa de, por lo menos, dos o más servicios de carácter turístico, vendida u ofrecida cómo un sólo producto y por un precio global.” Conforme a lo anterior, algunos servicios ofertados por ORCHID TRAVEL pueden cumplir con esta categoría, por lo que el Pasajero conoce y entiende que dichos paquetes o planes turísticos, no son personalizables y por tanto se debe cumplir con las condiciones informadas.

Finalmente, en los eventuales casos de cambios o cancelaciones por parte del Pasajero, se pueden generar penalidades por parte de cada proveedor involucrado, las cuales incluso pueden no corresponder a las penalidades aplicadas por los demás prestadores de servicios turísticos, situación que es conocida y entendida por el Pasajero. Conforme a lo anterior, ORCHID TRAVEL no garantiza reembolso alguno frente a estas situaciones.

20. Términos y condiciones de los servicios complementarios

Dando cumplimiento al Artículo 1 Numeral 1 y 11 del Decreto 2438 de 2010, ORCHID TRAVEL informa que ha ofertado el servicio de asistencia integral al Pasajero. En todo caso, ORCHID TRAVEL recomienda optar por la asistencia médica nacional o internacional, pues en eventualidades resulta ser de utilidad. Con todo ORCHID TRAVEL no asume responsabilidad alguna frente a contingencias asociadas a estas asistencias, por lo que, si el Pasajero llegare a presentar algún accidente, enfermedad o contingencias anteriores, durante o después del viaje que afecten su estado de salud, las mismas serán atendidas dentro de la asistencia médica que este hubiese adquirido y en caso de haber decidido no adquirirla, ORCHID TRAVEL NO se hará responsable por los servicios médicos que eventualmente llegare a necesitar.

De igual manera, el Pasajero declara conocer las coberturas de las asistencias y declara expresamente que las mismas son acordes a sus necesidades, aceptándolas al momento de la reserva, y declarando entender que debe cumplir con las condiciones dadas, para recibir tales coberturas.

Si luego de la información entregada por ORCHID TRAVEL, el Pasajero decide NO adquirir la asistencia, se dejará especial constancia sobre que ha sido informado de las condiciones generales del contrato de asistencia en viajes y de manera voluntaria a determinado NO adquirir el seguro de asistencia al viajero, por lo cual exonera a ORCHID TRAVEL de toda responsabilidad por las eventuales coberturas de dichas asistencias, las cuales podrían ser: localización e indemnización a causa de pérdida de equipaje, asistencia médica, medicamentos, exámenes de laboratorio, radiografías, hospitalización, cirugía, traslados en casos de emergencia por enfermedad o accidente, repatriación sanitaria, en cuidados intensivos, atención odontológica de emergencia, traslado de un familiar en caso de ser necesario, pago de diferencia de tarifa aérea por incapacidad médica o fallecimiento de un familiar, asistencia en caso de pérdida de pasajes o documentos, negación de ingreso al destino y todo lo que pueda amparar la asistencia al viajero.

21. Declaración contra el abuso de menores de edad

A la luz del artículo 17 de la Ley 679 de 2001 ORCHID TRAVEL se encuentra comprometido con la protección a los menores de edad, por lo que desde ya declaramos y el Pasajero manifiesta conocer que rechazamos la explotación, pornografía, el turismo sexual y demás formas de abuso sexual de los menores de edad. Además, advertimos que la explotación y el abuso sexual de menores de edad en el país son sancionados gravemente por vía penal y administrativa, conforme a las normas y leyes vigentes. Es responsabilidad del Pasajero abstenerse de buscar, utilizar o promover prácticas de turismo y/o abuso sexual con menores. En caso de presenciar algún escenario sospechoso se debe denunciar ante las autoridades competentes.

Según la Resolución 3480 del 24 de Diciembre de 2009 y la Ley 1336 del 21 de Julio de 2009, ORCHID TRAVEL adopta un Código de Conducta, razón por la cual nos acogemos íntegramente y promovemos las reglas, normas y leyes nacionales e internacionales sobre prevención de explotación, pornografía y turismo sexual con menores, así como la protección de los derechos humanos de niñas, niños y adolescentes, y en general todas aquellas que tienden por el cuidado y la defensa de toda la población vulnerable.

22. Prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo

ORCHID TRAVEL declara que no se encuentra reportado en lista nacional o internacional para el control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. De igual manera, ORCHID TRAVEL declara que se encuentra en la potestad de verificar a subcontratistas, proveedores y demás aliados para evidenciar que tampoco se encuentren en tales listas.

Conforme a lo anterior, el Pasajero declara expresamente que tampoco se encuentra inmerso en lista nacional o internacional para el control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.  Además, el Pasajero y el Pasajero entienden y aceptan expresamente que, en virtud de la obligación legal de prevenir y controlar el lavado de activos y financiación del terrorismo, ORCHID TRAVEL podrá terminar unilateralmente y sin previo aviso, la prestación de los servicios turísticos cuando el nombre del Pasajero (incluidos sus acompañantes y/o Viajeros en general) sea incluido en las listas internaciones como ONU u OFAC. ORCHID TRAVEL también podrá usar esta alternativa en caso de que se presente condena por autoridad competente por conductas relacionadas con actividades ilícitas y/o relacionadas con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o cualquiera de los delitos conexos de los que tratan el Código Penal Colombiano y/o las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen. Para todos los efectos, el Pasajero certifica que los dineros entregados a ORCHID TRAVEL fueron obtenidos a través de actividades lícitas.

23. Garantía del Pasajero

Los servicios adquiridos tendrán una garantía legal de tres (3) días hábiles, contados desde el día calendario siguiente a que termine el viaje. Durante este tiempo, y según el Art. 58 de la Ley 1480 del 2011, el Pasajero podrá realizar su reclamación/solicitud a través de los canales de contacto de ORCHID TRAVEL en el correo electrónico info@orchidtravel.com.co.

Para el presente caso, el Pasajero deberá indicar detalladamente las razones de su petición presentando para el efecto las pruebas que estime pertinentes. No obstante, lo anterior, todas las eventualidades del servicio deberán ser notificadas tanto al proveedor del servicio como a ORCHID TRAVEL de manera inmediata al suceso, incluso si el Pasajero se encuentra en el servicio, con el fin de que se realicen las gestiones correspondientes.

POLÍTICA DE CAMBIOS, CANCELACIONES, REEMBOLSOS, RETRACTO, DESISTIMIENTO Y REVERSIÓN DE PAGOS.

Las políticas de cambios y cancelaciones son las indicadas por ORCHID TRAVEL y por cada uno de los proveedores o prestadores de servicios turísticos involucrados en el servicio. Para el anterior efecto, las condiciones serán informadas por ORCHID TRAVEL y el Pasajero se encuentra en la obligación de validarlas. Desde ya se aclara que los planes denominados “promocionales” no son reembolsables, ni endosables, ni transferibles bajo ninguna situación. Cualquier solicitud de cambio o cancelación está sujeta a disponibilidad y penalidades determinadas por los prestadores de servicios.

Cuando solicite cambios de tiquetes aéreos, el Pasajero deberá pagar el valor de la penalidad cobrada por la aerolínea, adicional a esto deben asumir la diferencia de tarifa que esté disponible en el momento del cambio, siempre y cuando las condiciones específicas lo permitan.

De otro lado, en caso de que uno o varios de los Pasajeros no se presenten en el aeropuerto u hotel en la fecha u hora indicada, se corre el riesgo de perder el valor total del servicio adquirido. Si el Pasajero desea solicitar el reembolso por la cancelación de servicios turísticos, se deberán revisar las condiciones específicas de cada proveedor y del servicio contratado.

1. Retracto en Servicios Turísticos que NO corresponden a servicio aéreo

Según las normas internas (Art. 47 Ley 1480/2011), el Pasajero tendrá derecho al retracto de sus compras, siempre que se trate de:

A. Venta de servicios mediante sistemas de financiación otorgada por el productor o proveedor;

B. Venta de tiempos compartidos,

C. Ventas que utilizan métodos no tradicionales o a distancia, que por su naturaleza no deban consumirse o no hayan comenzado a ejecutarse antes de cinco (5) días hábiles.

El término máximo para ejercer el derecho de retracto será de cinco (5) días hábiles contados a partir de la celebración del contrato de prestación de servicios. En todo caso, no se entenderá pactado el derecho de retracto en los contratos de prestación de servicios cuya prestación haya comenzado con el acuerdo del consumidor.

Cuando el Pasajero haga uso del derecho de retracto, ORCHID TRAVEL dará cumplimiento a lo señalado en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.

Cuando se cumpla con los requisitos para ejercer el Derecho al Retracto y no exista causal de excepción, el Pasajero debe presentar una solicitud a través de los siguientes canales: Correo electrónico: info@orchidtravel.com.co invocando el derecho o tipo de petición, la cual será estudiada por ORCHID TRAVEL y dentro del término legal y procederá a informar si es procedente o no el reembolso.

En caso de existir derecho al reembolso y siempre que se trate de una venta del comercio electrónico, el mismo se realizará dentro del plazo máximo de 15 días calendario contados desde el momento en que ejerció el derecho y siempre que haya cumplido con las siguientes obligaciones: i) suministrar los datos correctos y completos requeridos por el proveedor para efectuar el proceso, ii) en caso de entrega de productos, los mismos deberán ser devueltos a la agencia. La suma a reembolsar será aplicada directamente sobre el instrumento de pago o medio de pago correspondiente o a través del medio acordado entre las partes. En este caso, la Agencia de Viajes informará las opciones disponibles. Todo lo anterior conforme al artículo 3 de la Ley 2439 de 2024.

2. Retracto en Servicios Aéreos

Según la Resolución 1375 de 2015 de la Aeronáutica Civil, en el caso de ventas no tradicionales o a distancia, el Pasajero podrá retractarse de la venta del tiquete aéreo siempre y cuando lo haga dentro de cinco (5) días hábiles siguientes a la compra, y que medie un plazo mayor a cinco (5) días hábiles, antes al vuelo correspondiente al primer trayecto. En cuanto a penalidades, se aplicará lo indicado en las normas internas y por la aerolínea.

Conforme a lo anterior, si el Pasajero solicita el retracto ante ORCHID TRAVEL, el reembolso del dinero se realizará una vez la aerolínea ponga a nuestra disposición el monto correspondiente. Finalmente es importante destacar que el monto a devolver será el expresamente indicado por la aerolínea.

3. Desistimiento en Servicios Aéreos

De acuerdo con la Resolución 1375 de 2015 de la Aeronáutica Civil, el Pasajero puede desistir del tiquete aéreo siempre y cuando la tarifa adquirida no sea promocional y solicite este derecho hasta 24 horas antes del primer vuelo de su itinerario. En esta solicitud se aplicarán las penalidades y descuentos establecidos por la Aerolínea o proveedor. Desde ya se aclara que la tasa administrativa no es reembolsable.

Si el Pasajero desiste del viaje avisando a ORCHID TRAVEL, y aplica un reembolso, se procederá al mismo una vez la aerolínea ponga a disposición el monto correspondiente. Finalmente es importante destacar que el monto a devolver será el expresamente indicado por la aerolínea.

4. Reversión de pago

Según el artículo 51 de la ley 1480 de 2011, reglamentado a través del Decreto 587 de 2016, el Pasajero puede solicitar la reversión de pago de las ventas que sean efectuadas a través de mecanismos electrónicos, y, que, para tal efecto, se hubiere utilizado tarjetas de crédito, débito o cualquier otro instrumento de pago electrónico. Conforme a lo anterior, la reversión de pagos no procede en operaciones realizadas a través de canales presenciales y solo aplicará bajo las siguientes situaciones:

A. Cuando el consumidor sea objeto de fraude.

B. Cuando corresponda a una operación no solicitada.

C. Cuando el producto adquirido no sea recibido.

D. Cuando el producto entregado no corresponda a lo solicitado, no cumpla con las características inherentes o las atribuidas por la información que se suministre sobre él.

E. Cuando el producto entregado se encuentre defectuoso.

Para el anterior efecto, el Pasajero deberá presentar la solicitud de reversión de pago dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que tuvo conocimiento de la operación fraudulenta o no solicitada o que debió haber recibido el producto o lo recibió defectuoso o sin que correspondiera a lo solicitado. Esta solicitud será elevada en primera instancia al proveedor (en este caso a ORCHID TRAVEL) y luego notificada al emisor del instrumento de pago electrónico utilizado para hacer la compra. Finalmente, todos los intervinientes en la compra procederán a reversar la transacción.

La solicitud que eleve el Pasajero entorno a esto, debe ser realizada a través de cualquiera de nuestros canales de contacto y debe contener como mínimo: a) Nombre completo del Pasajero; b) Tipo y número de identificación; c) Datos de contacto; d) Producto o servicio adquirido y código de reserva; f) Detalles de la compra; g) Fecha de la compra; h) Medio de pago utilizado; i) Causal que sustenta la petición de reversión; j) Fecha en la que se configuró la causal, k) Valor de la reversión, l) Razones que fundamentan la petición, y m) demás datos de importancia.

5. Cambios y modificaciones

El Pasajero conoce y entiende que al tratarse de salidas específicas no es posible llevar a cabo cambios o modificaciones en los servicios. No obstante, en caso de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito comprobado, el Pasajero deberá notificar a ORCHID TRAVEL con una anticipación razonable y a través de los distintos medios de contacto, informando la situación alegada. Cada solicitud será analizada por ORCHID TRAVEL, y será informada la decisión en torno a la misma, indicando incluso las penalidades a aplicar, si se da lugar a ellas. En el caso de que ORCHID TRAVEL no pueda acceder a la modificación o cambio, se informarán las alternativas que para ese momento se puedan poner a disposición.

Las penalidades y/o restricciones por cambios o modificaciones, serán las indicadas en esta política, y las informadas por cada uno de los proveedores de servicios turísticos de manera particular al momento de la reserva. El Pasajero declara que conoce y entiende estas condiciones.

Conforme a lo anterior, ORCHID TRAVEL declara que en todos los casos ha entregado la información relacionada a prestadores de los servicios y a sus políticas, razón por la cual no se hace responsable de las consecuencias económicas de los cambios o modificaciones solicitados por el Pasajero ni de los eventuales reembolsos.

6. Cancelaciones

En caso de que el Pasajero cancele los servicios, dicha solicitud deberá ser acompañada de los soportes correspondientes, para que ORCHID TRAVEL estudie, consulte y decida si se generan penalidades. Desde ya se aclara que las penalidades a aplicar, corresponderá a las informadas por los prestadores de servicio y por ORCHID TRAVEL. Conforme a lo anterior, ORCHID TRAVEL no garantiza una exoneración de penalidades, pues cada prestador de servicios es autónomo en determinar dichas reglas.

El Pasajero podrá presentar cualquier de las solicitudes anteriores a través del correo electrónico info@orchidtravel.com.co indicando el derecho alegado y los hechos que dan sustento al mismo.

7. Reembolsos

En cualquiera de los anteriores casos, el Pasajero debe presentar una solicitud (al canal indicado anteriormente) invocando el derecho o tipo de petición, la cual será estudiada por ORCHID TRAVEL y dentro del término legal (15 días hábiles), procederá a informar si es procedente o no el reembolso. En caso de existir derecho al reembolso, el mismo se realizará dentro del plazo máximo de 30 días. Cuando se trata de servicio aéreos, ORCHID TRAVEL procederá al reembolso del dinero una vez la aerolínea ponga a disposición de la agencia, el monto correspondiente. Se destaca que este término también estará sujeto a las políticas de los proveedores de servicios turísticos (nacionales o internacionales).  No obstante, ORCHID TRAVEL mantendrá informado al Pasajero sobre estas solicitudes. Es así como en caso de que el reembolso tarde más del tiempo estimado por causas ajenas a ORCHID TRAVEL, no se reconocerá ningún interés sobre las sumas a reembolsar. El reembolso será realizado a la cuenta informada por el Pasajero, la cual deberá estar a su nombre, salvo que se autorice por escrito el reembolso a una cuenta distinta.

No obstante, el Pasajero debe tener en cuenta que algunos prestadores de servicios tienen como política el “NO SHOW” o no presentación, frente a la cual se aplica una penalidad del 100% del dinero cancelado. En estos casos (y en las penalidades que sean superiores al 20%), la penalidad informada es la que corresponde al proveedor involucrado en dicho servicio. Además, las tarifas promocionales por regla general no admiten cancelaciones ni reembolsos. Finalmente, ORCHID TRAVEL no se obliga a admitir, rechazar o fijar penalidades distintas a este documento o a las informadas en cotizaciones o confirmaciones, toda vez que tal determinación se encuentra en cabeza de la(s) aerolíneas y demás proveedores involucrados.

8. Penalidades

En caso de no utilización de servicios por cualquier causa, y en virtud del artículo 6 del Decreto 2438 de 2010, ORCHID TRAVEL podrá exigir a su elección el pago del 20% de la totalidad del precio o tarifa establecida o retener el depósito o anticipo que previamente hubiera recibido del Pasajero. Para todos los efectos legales, se entiende que esta política es el convenio escrito que da constancia de estas penalidades. Además de lo anterior, el Pasajero conoce y entiende que eventualmente se aplicarán las penalidades informadas por los prestadores de servicios involucrados y las indicadas en los contratos o confirmaciones enviados al Pasajero.

El Pasajero entiende y acepta que el presente documento hace parte integral de la prestación de servicios turísticos ofertados por ORCHID TRAVEL.